Falta pouco para uma mudança importante na rotina fiscal de milhares de pequenos negócios. A partir de 1º de novembro de 2026, microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional que prestam serviços sujeitos à emissão da Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e) deverão utilizar o Emissor Nacional.

O Comitê Gestor do Simples Nacional estabeleceu a exigência por meio da Resolução CGSN nº 191/2026. A norma também alterou o prazo anterior, que previa a adoção do sistema em setembro.

A mudança exige atenção de empresários, contadores e profissionais responsáveis pelo faturamento. As empresas precisam verificar como emitem suas notas atualmente, conhecer o funcionamento da plataforma nacional e preparar os procedimentos para evitar problemas na emissão dos documentos fiscais.

Quem precisa se adaptar à NFS-e nacional?

A obrigatoriedade alcança microempresas e empresas de pequeno porte enquadradas no Simples Nacional que prestam serviços sujeitos à emissão da NFS-e.

Na prática, o responsável pela empresa deve verificar se a atividade exige nota fiscal de serviço e se o negócio se enquadra nas regras da nova obrigação. Empresas que já utilizam sistemas próprios ou plataformas municipais precisam conferir como farão a transição para o padrão nacional.

A mudança não significa que todas as notas fiscais de qualquer operação devam sair pelo mesmo sistema. A regra trata da NFS-e, documento usado para registrar a prestação de serviços. Operações sujeitas à emissão de notas fiscais de mercadorias seguem as normas específicas aplicáveis a esses documentos.

Por isso, o contador deve analisar as atividades de cada cliente antes de orientar a mudança.

Como emitir a nota fiscal pelo sistema nacional?

O Emissor Nacional oferece opções para que o contribuinte gere a NFS-e. A empresa pode acessar o sistema pela internet ou utilizar um programa de gestão integrado à plataforma por meio de uma API, interface que permite a comunicação entre sistemas.

Para quem emite poucas notas, o acesso direto pode atender às necessidades da operação. Já empresas com maior volume de serviços ou que utilizam sistemas de gestão precisam verificar com o fornecedor se a integração funciona corretamente.

Antes do início da obrigatoriedade, vale seguir alguns passos:

• Conferir o cadastro da empresa: verificar os dados utilizados na emissão das notas e as informações fiscais da atividade.

• Testar o acesso ao Emissor Nacional: confirmar se o responsável consegue entrar na plataforma e preencher os dados necessários.

• Verificar o sistema de gestão: consultar o fornecedor sobre a integração com o padrão nacional, quando a empresa utiliza um programa próprio.

• Revisar os procedimentos de faturamento: orientar os funcionários que emitem notas e atualizar as rotinas internas.

• Alinhar a transição com a contabilidade: definir quem emitirá os documentos, quem conferirá as informações e como a empresa tratará eventuais dificuldades.

A preparação antecipada ajuda a reduzir o risco de atrasos no faturamento e de falhas nos registros fiscais.

O que o contador deve conferir agora?

Os escritórios contábeis precisam identificar quais clientes entram na nova regra e avaliar o estágio de preparação de cada negócio. Deixar essa conferência para os últimos dias pode dificultar a solução de problemas de acesso, cadastro ou integração.

Uma medida prática consiste em separar os clientes prestadores de serviços optantes pelo Simples Nacional e verificar como cada um emite a NFS-e atualmente. Depois, o escritório pode orientar a adaptação conforme a estrutura e o volume de documentos de cada empresa.

Também vale explicar aos clientes que a mudança não envolve apenas aprender a utilizar uma nova tela. A equipe precisa manter a consistência dos dados, conferir as informações dos serviços e garantir que os documentos fiscais correspondam às operações realizadas.

Se o cliente utiliza um sistema de gestão, o contador deve alinhar os testes com o fornecedor do programa. Dessa forma, a empresa pode identificar dificuldades antes de depender da nova plataforma na rotina diária.

NFS-e Nacional e Reforma: atenção aos prazos

A mudança no emissor ocorre pouco antes de outra etapa importante da Reforma Tributária. No entanto, as empresas do Simples Nacional precisam distinguir as duas questões.

Entre 1º de novembro e 31 de dezembro de 2026, as microempresas e empresas de pequeno porte abrangidas pela regra deverão utilizar o Emissor Nacional da NFS-e, mas continuarão seguindo as normas tributárias próprias do Simples Nacional.

As disposições relativas à Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e ao Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) para os optantes pelo Simples seguem o cronograma específico, com efeitos a partir de 1º de janeiro de 2027, conforme a regulamentação aplicável.

Portanto, a adoção do emissor nacional em novembro não significa que a empresa deva antecipar automaticamente todas as exigências relacionadas aos novos tributos. O contador precisa acompanhar as orientações oficiais e observar o momento correto de aplicação de cada regra.

Fonte: jornalcontabil